Les archives électroniques : légales et sécuritaires

En sa dernière version disponible, mise à jour au 1er juin 2010, la Loi sur le ministère du Revenu en son article 35.1, stipule que la conservation électronique de documents est acceptée comme politique d’archivage.

L’obligation d’archivage demeure la même que pour un archivage papier : la conservation électronique doit être sécurisée de façon à ce que le ministère du Revenu puisse accéder en un délai raisonnable aux registres et pièces. De plus, « Quiconque est requis de tenir des registres doit les conserver, de même que toute pièce à l’appui des renseignements qu’ils contiennent, pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. »

Il est parfaitement légal de conserver vos documents sous un format électronique sécurisé. De plus en plus d’entreprises ont choisi d’engager un processus de bureau sans papier. Comme ces entreprises, n’ayez pas peur de les numériser et de supprimer le papier de vos salles d’archives.

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