GED 101 – la notion de cycle de vie d’un document

Comment se passe la vie de vos documents?

La gestion électronique de documents au sein d’une entreprise concerne toutes les étapes du cycle de vie d’un document qu’il convient de connaître et de formaliser au sein d’un flux de travail homogène.

Chaque type de documents au sein de votre entreprise a son propre cycle de vie et chacune de ses étapes (élaboration, maintenance et élimination) est transmise et éditée par différents intervenants.

  1. Élaboration : l’élaboration d’un document peut inclure une à plusieurs tâches. Lors de son élaboration, un document est actif et se transmet au sein de l’entreprise à différents postes de responsabilité, exécutant chacun différents éléments de travail (création, édition, validation, approbation).
  2. Maintenance : la maintenance d’un document est sa conservation en un état inactif. On parle alors souvent de classification ou d’archivage : le document n’est plus inclus dans un processus actif de traitement, il est seulement conservé dans l’objectif de rechercher des informations d’historique ou inactives.
  3. Élimination : l’élimination concerne la suppression complète du document. C’est le cas lorsque la durée de conservation dans les archives est échue. Toute trace physique ou électronique du document est alors détruite.

Pour chacun de vos documents, posez-vous la question suivante : qui fait quoi et à quelle étape? Cet exercice révèle souvent des surcharges de traitement dont vous n’étiez peut-être pas conscient.


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