Transition réussie vers la documentation électronique : M.Cantin, directeur de succursale du cabinet de courtage Lafond et Associés,vous en parle…

Lafond + Associés et ses cinq filiales sont au service des particuliers et des entreprises depuis plus de trois décennies. Leur mandat est d’offrir un éventail complet de produits et de services qui permettent à leurs clients d’atteindre leurs objectifs financiers. En 2009, monsieur Reneaud Cantin, Directeur de la succursale de St-Jean Chrysostome, a profité du besoin de remplacer son équipement d’impression pour revoir sa gestion documentaire avec Burocom.

Qu’est-ce qui vous a poussé à revoir votre gestion documentaire ?

« Nous traitons ici des dossiers de courtage très volumineux et complexes et chaque recherche dans les archives ou les dossiers courants nécessitait beaucoup de temps pour moi, aussi bien que pour l’ensemble des employés. Aussi, comme les archives prenaient de plus en plus d’espace, je souhaitais passer de la documentation papier à la documentation électronique. En tant que directeur, je tenais à trouver une solution à une telle perte de temps et d’espace. »

Quel équipement avez-vous choisi ?

« Pour nos besoins immédiats, nous avons choisi de louer le modèle 654 de Lexmark, pour sa vitesse et sa fiabilité. Par contre, au bout d’un an d’utilisation, nous avons utilisé la garantie de remplacement sans pénalité de Burocom pour une Lexmark 658 qui intègre des tiroirs de sortie par usager pour l’impression et les télécopieurs. »

Comment avez-vous fait le transfert vers les documents électroniques ?

« Afin de passer des archives papier aux archives électroniques, Burocom nous a assistés dans la conception d’une arborescence de classement. En nous basant sur les meilleures pratiques de classification, la nomenclature, la durée de vie du document et sa nature, nous avons conçu une arborescence de classification la plus intuitive possible, facilitant au maximum la recherche d’informations. Burocom l’a implantée et reliée à l’imprimante multifonction, de telle sorte que toute numérisation est enregistrée directement dans le dossier correspondant. »

Quels bénéfices avez-vous perçus de ce travail sur votre gestion documentaire ?

« Principalement, nous avons constaté 3 bénéfices :

  • Tout d’abord, grâce aux tiroirs de sortie, nous ne faisons plus aucune erreur de dossier, et il est très rapide de récupérer les documents et de servir les clients : nous offrons un meilleur service à la clientèle, plus professionnel, plus rapide.
  • Ensuite, nous avons ensuite constaté un énorme gain de temps dans les recherches d’archives et de dossiers ainsi que dans la classification des documents qui se fait à même l’imprimante multifonction dans le bon dossier. Nous sommes tous beaucoup plus productifs.
  • Enfin, nous avons gagné l’espace d’une année d’archives en numérisant des archives existantes à la mise en place du nouveau système. Et, pour l’avenir, nous gagnons l’espace que nous aurions perdu à classer les documents papier. Nous profitons donc pleinement des avantages de la technologie dans tout ce qui se relie aux documents. »

Qu’est-ce qui a été particulièrement important pour vous dans la démarche ?

« L’étude de la bonne arborescence a été particulièrement importante pour nous dans la démarche. C’était vraiment critique au succès ou à l’échec de l’opération. En prenant le temps de la concevoir comme il le faut, et grâce à l’expertise de Burocom, nous avons pu mettre au point un système de classification vite adopté et utilisé par tous. C’est, selon moi, le gage de succès de la transition vers les documents électroniques. »


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