Mon problème d’espace et la méthode de classement électronique : MCE

LE CAS :

Depuis quelques années, les vieilles factures sont entreposées dans des boîtes que nous empilons derrière le bureau de la réceptionniste. Personne ne voit ces boîtes et jusqu’à maintenant, la situation ne représentait aucun problème. Les derniers mois ont été prospères et :

  • Nous venons de connaître une croissance de notre activité qui nécessite l’embauche d’une nouvelle adjointe;
  • Nous ne pouvons plus empiler de boîtes supplémentaires;
  • Nous sommes conscients que l’entreposage a un coût
  • Notre expansion ne nous permet pas de déménager dans un local plus grand pour l’instant.

LA SOLUTION MCE ET L’ESPACE:

Avec la croissance qu’a connue cette entreprise le manque d’espace implique :

  • Un important besoin d’espace;
  • une dépense considérable associée à un éventuel déménagement;
  • un nouveau coût fixe associé à la location récurrente d’un espace d’entreposage supplémentaire.

De plus, en conservant le local actuel, on s’aperçoit que l’environnement n’est plus adéquat pour accueillir une nouvelle ressource. Nul besoin de calculer la valeur réelle de l’espace au pied carré de l’organisation pour envisager une solution d’archivage électronique. Pour arriver à régler ce problème, on propose la solution MCE pour:

  • Envisager votre expansion sans considérer l’ajout d’espace
  • Numériser les vieilles factures qui se retrouveront dans un format électronique plutôt qu’empilées dans vos cartons;
  • Bénéficier d’une méthode personnalisée de classement électronique;
  • Créer une arborescence, une structure à vos fichiers et à vos documents
  • Être en mesure de soutenir vos efforts de croissance.
  • Gagner de l’espace
  • Gagner du temps

La méthode de classement électronique est une solution qui s’applique à plus d’une problématique, puisqu’elle permet également de simplifier la recherche et le classement des documents inactifs.

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