Les entreprises de Québec en retard dans leur gestion d’impression et de documents.

99 % des entreprises de Québec et Chaudière-Appalaches ont encore un potentiel d’économies directes et de gain de temps à réaliser sur leur gestion d’impressions et de documents.

C’est ce que l’on constate après plusieurs années à les conseiller en solutions d’impression, tous secteurs d’activités confondus et quelle que soit leur taille.

À la source de ce retard, le problème n’est pas un manque de volonté, mais un manque de conscience. Très peu d’organisations savent qu’elles peuvent réaliser des économies directes et gagner du temps et en les instruisant, bien souvent, l’intérêt est soulevé immédiatement.

Fait amusant, chaque entreprise témoigne un degré d’ouverture très différent selon l’âge et la profession du preneur de décision. Pour certaines entreprises de la région (surtout dans lesquelles la direction est âgée de 50 ans), la force des habitudes est plus forte que toute forme de gain de temps qui ne les influence aucunement : elles tiennent à conserver les méthodes de travail traditionnelles. Inversement, les entreprises au personnel plus jeune, plus sensible au bénéfice environnemental et plus ouvert à calculer et comprendre le retour sur investissement, affichent une grande ouverture à changer les habitudes pour imprimer plus intelligemment.

Si le temps gagné grâce à une bonne gestion des impressions est le principal bénéfice qui amorce les changements, il est très facile, en analysant le parc et les processus d’impressions d’une entreprise, de quantifier les économies directes et l’amélioration de productivité réalisables par une impression plus intelligente.

On estime à seulement 1 % des entreprises de la région de Québec et Chaudière-Appalaches le nombre d’organisations fonctionnelles et efficaces dans leurs impressions. Pensez-vous faire partie du 99 %? Si vous ne connaissez pas les coûts réels de vos impressions, la réponse est oui.

En première étape, analysez votre situation actuelle. Nous pouvons le faire pour vous.

Par Normand Leclerc, Spécialiste en solutions de gestion d’impression et de documents, Burocom.

La transition documentaire de Transport Levasse

Transport Levasse est une compagnie de transport faisant de la satisfaction de ses clients une priorité même lorsqu’ils exigent l’impossible. Souhaitant diminuer l’utilisation excessive de papier induite par ses opérations, Transport Levasse a fait appel à l’expertise en gestion d’impressions et de documents de Burocom pour l’aider à agir sur ses impressions de bureau.

L’analyse détaillée a révélé le besoin d’ajuster les méthodes de gestion des impressions et ciblé les documents critiques : bons de travail des camionneurs, factures clients, factures fournisseurs et bons de commande. Cette solution impliquait un ajustement important dans la façon de travailler, notamment la numérisation de ces documents auparavant imprimés et la mise en place d’une classification normalisée sur le serveur. Pour ce faire, la solution a nécessité :

  • L’intégration d’une imprimante multifonction Lexmark XS654dte, sélectionnée pour sa capacité à numériser les documents recto verso ;
  • L’adoption d’un logiciel de recherche documentaire à reconnaissance de caractères, permettant de retrouver les documents par leur contenu ;
  • L’implantation complète de la solution avec la configuration de raccourcis d’impressions sur chaque poste de travail ;
  • La formation des usagers sur l’appareil et le logiciel ;
  • La conception, l’utilisation et la formalisation d’un système de classification des documents sur le serveur.

« Grâce à la nouvelle méthode qui a ramené de 6 imprimantes en un seul MFP l’ensemble de nos impressions et documents, nous avons réalisé d’importantes économies et considérablement réduit notre utilisation de papier. Nous avons notamment supprimé toute impression de facture et de fax aussi bien à la réception qu’à l’envoi. La facturation électronique a également eu comme conséquence de réduire le délai de paiement de nos clients, nos factures étant directement transmises au traitement des comptes payables. En plus, ces changements ont instauré un climat motivant pour les employés, satisfaits des améliorations de nos pratiques d’impression. »

« Étant déjà vendu à l`idée d`aller vers la numérisation et de se doter d’un outil de gestion bureautique efficace, j`ai choisi Burocom et son approche client pour nous accompagner dans le processus d`adaptation à de nouvelles méthodes de travail dans nos entreprises. Après 2 mois de rodage, je peux affirmer que nous avons eu un appui inconditionnel de la part des gens chez Burocom. De la formation jusqu’au service à la clientèle, ils ont été à notre écoute et ouverts à nos besoins et à nos problèmes – car ces changements ne se font pas sans quelques pépins en cours de route. Félicitations à toute l`équipe, gardez votre approche client, elle est la clef du succès. »

Alain Levasseur, Président

Groupe Levasse