Étude de cas – Les Entreprises A. R. Carrier

Une gestion d’impression et de documents qui allie environnement, économies et efficacité.

Grâce à la suppression du gaspillage et à un gain en efficacité induits par la démarche de Burocom, Entreprises A. R. Carrier profite d’une économie plus de 600 $ par mois et d’un gain de temps mensuel de 11 h.

Entreprises A. R. Carrier œuvre dans le déneigement commercial, le transport de neige et la location de machinerie lourde. Les principaux documents qu’ils ont à gérer sont les documents de garantie relatifs à l’inventaire d’équipement ainsi que les factures clients et fournisseurs.

Gaspillage de papier pour les télécopies

Entreprises A. R. Carrier envoyait et recevait quotidiennement une vingtaine de télécopies de plusieurs feuilles chacune. Comme pour effectuer un envoi, les usagers imprimaient le document – qu’ils jetaient par la suite – les télécopies totalisaient à elles seules environ 1 000 feuilles par mois.

Gaspillage de papier pour les factures

L’entreprise postait également près de 1000 factures par mois, ce qui représentait 1 000 feuilles, 1 000 enveloppes et 1 000 timbres.

Perte de temps dans la gestion des documents

La gestion et la recherche des documents de garantie étaient faites manuellement par la coordonnatrice des réparations, sur support papier. Cette tâche, se répétant à chaque intervention mécanique, nécessitait donc beaucoup de temps.

Intervention de Burocom

Entreprises A. R. Carrier a fait appel à Burocom dans le but de s’équiper d’une imprimante multifonction performante qui lui permettrait de réduire sa consommation de papier et de gagner du temps. Avant d’entreprendre sa démarche, l’entreprise ne connaissait pas le nombre d’impressions mensuelles et les coûts afférents. La première étape de l’intervention a donc été l’analyse des coûts d’impression et l’identification des sources de consommation excessive de papier.

L’installation d’une imprimante multifonction a remplacé trois périphériques en regroupant l’ensemble des fonctionnalités d’impression, de télécopie et de numérisation. La formation des usagers a par la suite permis la mise en place et le maintien des processus exploitant le plein potentiel de l’équipement :

  • La mise au point de pilotes d’impression prédéfinis assure des impressions toujours optimales en ce qui a trait à l’utilisation de papier et d’encre;
  • L’envoi de télécopies directement à partir du poste de travail et la réception des télécopies par courriel a supprimé toute impression reliée à ces deux éléments;
  • La mise en place sous peu d’une facturation électronique éliminera l’impression de factures, l’utilisation d’enveloppes et les frais postaux;
  • La définition d’une arborescence de classification performante pour soutenir le processus de numérisation des documents de garanties des équipements et l’utilisation de la reconnaissance automatique de caractères (OCR), qui permet la recherche par les contenus (numéros de factures et des documents de garantie), a permis à la coordonnatrice des réparations de gagner un temps considérable dans ses opérations de recherche.

Avec l’aide de Burocom, Entreprises A. R. Carrier a ainsi réalisé des économies mensuelles considérables, tant directes qu’environnementales : 2 000 feuilles, 1 000 enveloppes et 1 000 timbres, pour un total de 600 $, en plus d’un gain de temps de 11 h.

Il y a des économies potentielles dans toute entreprise.

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