Étude de cas Burocom : la gestion d’impression et des documents a apporté des bénéfices incontestables

Cordonnier bien chaussé, Burocom implante à l’interne sa gestion d’impression et de documents et réalise d’énormes gains environnementaux et de productivité.

Burocom est une entreprise spécialiste en gestion d’impression et de documents qui aide les PME de la région métropolitaine de Québec à optimiser leurs impressions et leur gestion documentaire. Avec sa démarche rigoureuse et ses solutions uniques, Burocom leur permet de réaliser d’importantes économies, aussi bien directes (réduction des impressions) qu’indirectes (diminution du temps de traitement et gain d’efficacité), et d’amorcer une transition vers la gestion électronique de documents. Pour en bénéficier, Burocom est devenu son propre client.

La source du projet : la cause environnementale et la volonté d’efficience

La sensibilité de la direction à la cause environnementale et la volonté d’améliorer des processus très lourds de traitement de documents administratifs ont poussé Burocom à effectuer cette démarche. La direction souhaitait atteindre ces objectifs :

  • Supprimer l’utilisation de papier
  • Simplifier les processus de travail
  • Gagner en efficacité

ANALYSE DÉTAILLÉE

L’analyse détaillée a ciblé les postes administratifs gravitant autour des factures clients, des factures fournisseurs et des renouvellements de contrats pour leur lourdeur, en termes de temps de traitement et de volume d’impression.

  • Les renouvellements de contrat de service se faisaient sur papier, comportaient 6 étapes de traitement (grande complexité) et nécessitaient un temps de traitement de près de 5 jours entiers chaque mois;
  • Les paiements de factures impliquent des contre-vérifications et approbations de 3 intervenants situés dans des départements différents, nécessitant beaucoup de déplacements, de temps et de copies papier et multipliant les risques d’erreurs et de pertes d’information;
  • L’émission de factures clients et d’états de compte envoyés par la poste engendrait l’utilisation d’un grand volume de papier (800 feuilles et enveloppes) et des coûts directs d’envois d’environ 400 $;
  • L’impression de rapports journaliers et hebdomadaires de comptabilité impliquait l’utilisation de près de 1000 pages chaque mois.

LA SOLUTION IMPLANTÉE

Pour réduire les impressions et rendre plus efficaces les postes de facturation et de soutien administratif, la solution implantée a inclus :

  • L’installation de numériseurs et de solutions de visualisation aux postes comptable et administratif
  • La mise en place d’une solution d’archivage électronique de documents
  • La conception d’une nouvelle arborescence de classement
  • La mise en place de solutions d’édition de documents numérisés
  • La mise en place de nouveaux processus et de flux de traitement de documents améliorés
  • La conduite du changement continue pour une transition par étapes

Avec ces solutions, le traitement des principaux documents a été transformé :

  • Le processus des renouvellements de contrat de service a été automatisé : les documents sont informatiques et les confirmations sont envoyées par courriel;
  • Les paiements de factures sont devenus numériques : les remarques, validations et approbations sont apposées directement dans un fichier unique, classifié et partagé dans la nouvelle arborescence;
  • Tous les clients ont été contactés afin de passer à l’envoi électronique de factures, et 70 % ont accepté d’effectuer la transition, réduisant considérablement la quantité mensuelle de documents auparavant envoyés par la poste (près de 300 états de compte et plus de 500 factures);
  • Les rapports journaliers et hebdomadaires de comptabilité sont désormais classifiés dans un format PDF.

LES RÉSULTATS

  • Élimination du gaspillage de papier : 2000 feuilles chaque mois. Objectif environnemental atteint.
  • Processus optimisés… beaucoup plus simples : 5 jours de travail gagnés. Grâce à la suppression d’étapes de traitement et des déplacements liés à la manipulation papier.
  • Meilleure collaboration, autonomie des usagers, vitesse d’exécution. Grâce à l’arborescence unique et à la gestion d’un seul document.
  • Service au client 10 fois plus rapide. Grâce à l’arborescence facilitant la recherche d’informations et accélérant le délai de réponse à toute demande.
  • Élimination des erreurs. Grâce au suivi étroit et à la traçabilité des flux de documents induits par le traitement électronique.
  • Économie de coûts directe : 3 000 $ par an. Grâce à l’élimination des impressions et des envois postaux.
  • Gain d’espace : 212 pi3. Grâce à la dématérialisation des archives papier contenues dans les classeurs.

La gestion d’impression et des documents a apporté des bénéfices incontestables chez Burocom, et personne ne songe à revenir en arrière. Dans cette PME, les gains de la démarche sont très clairs.

Pour en savoir plus sur l’expérience de Burocom, n’hésitez pas à nous contacter. Votre entreprise aussi peut en profiter.


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