Devenir un bureau sans papier : Comment convaincre les gens de changer leurs habitudes?

Imposer à des usagers de passer d’habitudes papier à des habitudes électroniques nécessite du travail. Loin d’être intuitive, cette transition doit être travaillée. Comment convaincre les gens que des processus de travail automatisés et sans papier sont une meilleure option?

Convaincre les gens serait chose facile si l’on pouvait simplement parler des économies de ressources, de temps et d’argent de cette solution. Or, il faut davantage d’incitatifs pour amener la majorité des nouveaux utilisateurs à adhérer à un système sans papier. Ils sont souvent tentés de revenir à leurs vieilles habitudes. Donc, il faut user de meilleures stratégies pour que les premiers usagers aient un effet d’entraînement sur les suivants. Selon certaines études, 20 % des employés (innovateurs) adopteront les nouveaux outils dès le départ contre 20 % qui seront opposés aux changements (retardataires). Puis, les 60 % des usagers restants (adopteurs) intègreront le changement une fois que le système sera mis en place adéquatement. Par conséquent, les dirigeants doivent mettre l’accent sur les premiers usagers du système plutôt que sur ceux qui sont réticents à l’utiliser, car ce sont eux qui influenceront positivement la majorité restante à intégrer les nouvelles habitudes sans papier.

La meilleure façon pour la direction d’aider les employés innovateurs à transmettre ces bonnes pratiques est simplement d’émettre un message clair (Quel est le but du projet? Quelle influence celui-ci aura-t-il sur les employés?), et de choisir une solution sans papier de qualité. En d’autres mots, mettez en place une solution qui surpasse le système en place actuellement, tant au niveau pratique qu’économique. Vous serez en mesure de faire adhérer la majorité de votre organisation au changement.

À retenir :

  1. Choisir une solution sans papier de qualité
  2. Émettre un message clair
  3. Cibler les innovateurs : Ce sont eux qui vous permettront d’atteindre vos objectifs